MENGENAL KAS DALAM DUNIA AKUNTANSI

Penerimaan Kas

Penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat – surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi laiinya yang dapat menambah kas perusahaan. Mulyadi (2002 : 455) sumber penerimaan terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari penjualan tunai.

Sedangkan menurut Mulyadi (2010 : 455) Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai.

         Prosedur Penerimaan Kas

Menurut Mulyadi (2010 : 470 ) dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran  harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita registrasi kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembelian untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.

         Fungsi yang Terkait dengan Akuntansi Penerimaan Kas

Adapun fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas menurut Mulyadi (2010:462) yaitu :

a.    Fungsi penjualan

Bagian penjualan bertanggung jawab untuk menerima order dari pembelian, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga ke bagian kas.

b.   Fungsi kas

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli.

c.    Fungsi gudang

Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman.

d.   Fungsi pengiriman

Bagian ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan  menyerahkan  barang  yang telah dibayar harganya dari pembeli.

e.    Fungsi Akuntansi

Bagian ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.

         Formulir yang di Gunakan Dalam Penerimaan Kas

Menurut Mulyadi (2010 : 75) Fomulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk  diisi. Formulir yang digunakan dalam penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi  (2010 : 463) :

1)   Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai.

2)   Pita registrasi kas

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan merupakan dokumen pendukun faktur penjualan tunai yang docatat dalam jurnal penjualan.

3)   Credit card sales slip

Dokumen ini dicetak oleh credit catd center bank yang menerbitkan kartu kredit dan  diserahkan kepada perusahaan menjadi anggota kartu kredit.

4)   Bill of loading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahaan dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.

5)   Faktur penjualan COD

Digunakan untuk merekam penjualan COD

6)   Bukti setor kas

Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

7)   Rekap harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungdi akuntansi untuk meringkas harga pokok produksi yang dijual selama satu periode.

         Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001 : 468) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1)   Jurnal penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.

2)   Jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat jurnal penerimaan kas.

3)   Jurnal umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produksi yang dijual.

4)   Kartu persediaan

Dalam transaksi penerimaan kasi dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

5)   Kartu gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.

         Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Menurut Mulyadi (2001 : 469) jaringan prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :

1)   Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembelian dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

2)   Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.

3)   Prosedur penyerahan barang

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

4)   Prosedur pencatatan penjualan tunai

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.

5)   Prosedur penyetoran kas ke bank

Sistem pengendalian interen terhadap kas, mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari.

6)   Prosedur pencatatan penerimaan kas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

7)   Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.

         Unsur Sistem Pengendalian Intern (Pengendalian Akuntansi)

Menurut Mulyadi (2010 : 166)untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka terdapat empat unsur pokok yang harus dipenuhi, antara lain

1)   Organisasi

a)   Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh bagian order  penjualan,  bagian kas, bagian pembungkus dan bagian akuntansi.

b)   Tidak ada satupun transaksi penjualan terjadi yang dilaksanakan secara keseluruhan oleh salah satu bagian

2)   Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a)   Penerimaan order dari pemebeli diotorisasi oleh bagian order penjualan dengan menggunakan faktur penjualan tunai.

b)   Penerimaan kas diotorisasi oleh bagian kasir dengan cara membubuhkan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

c)   Penyerahan barang ke pembeli diotorisasi oleh bagian pembungkus dengan cara membubuhkan cap “Sudah Diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

d)   Pencatatan ke dalam catatan jurnal dan buku pembantu persediaan barang diotorisasi oleh bagian akuntansi dengan cara membubuhkan paraf pada faktur penjualan tunai.

3)   Praktek Yang Sehat

a)   Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan penggunaanya dipertanggungjawabkan oleh bagian order penjualan.

b)   Jumlah Kas yang diterima dari hasil dari hasil penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya.

c)   Dilakukannya penghitungan saldo kas yang ada di tangan bagian kasir secara periodik oleh bagian pemeriksa Intern dan dibandingkan dengan seluruh jumlah faktur penjualan tunai dan tembusan pita registrasi kas.

d)   Secara periodik dilakukan penghitungan fisik barang dan dibandingkan dengan jumlah yang tertera pada kartu persediaan barang.

4)   Karyawan yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggungjawabnya

a)    Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan  dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon  karyawan  yang menduduki jabatan tersebut.

          Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan   perkembangan pekerjaannya.


Pengeluaran Kas

Prosedur Pengeluaran Kas

2.6.1. Fungsi yang Terkait dalam Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:513), fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas yaitu:

1.      Fungsi Hutang

Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya akan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti pengeluaran uang.

2.      Fungsi Kasir

Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya akan digunakan sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti pengeluaran uang.

3.      Fungsi Akuntansi

Bagian ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek dan juga pembuatan bukti-bukti pengeluaran lainnya.

4.      Bagian Pengawasan Intern

Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang ini, termasuk mengecek penanggungjawab dari pejabat-pejabat yang berwenang atas dan selama proses pengeluaran uang tersebut.

Dokumen Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:510), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yaitu:

1.      Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasir sebesar yang tercantum dan dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

2.      Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran: membuat cek atas nama dan membuat cek atas nama yang ditunjuk.

3.      Permintaan Cek (Check Request)

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas atas permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.

Dokumen yang digunakan sistem akuntansi pengeluarana tunai dengan kas kecil adalah:

1.      Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

2.      Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas.

      Catatan Akuntansi Atas Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:513), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas dengan cek yaitu :

1.      Jurnal Pengeluaran Kas

Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas.

2.      Registrasi Cek

Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek.

Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan untuk pencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil yaitu:

1.      Jurnal Pengeluaran Kas

Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil

2.      Registrasi Cek

Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

3.      Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk mencatat transaksi pengluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat disribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi.

Prosedur Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:515), sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari jaringan prosedur berikut:

1.      Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

2.      Prosedur Pembayaran Kas

3.      Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas

Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund-balance system dibagi menjadi tiga prosedur yaitu:

1.      Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan dana kas kecil dengan mendebit rekening dana kas kecil

2.      Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo ini berfluktuasi.

3.      Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Pengelolaan Kas

       Manajemen kas dapat dianggap sebagai suatu fungsi keuangan yang mendasar dalam kebanyakan perusahaan karena kas mempunyai kedudukan sentral dalam kegiatan sehari-hari, maupun bagi keperluan yang menunjang pelaksana operasi perusahaan. Jumlah kas yang memadai sangat penting bagi kelancaran usaha sehari-hari maupun bagi keperluan yang menunjang pelaksanaan operasi perusahaan. Jumlah kas yang memadai sangat penting bagi kelancaran kegiatan sehari-hari maupun bagi keperluan yang menunjang pelaksanaan keputusan-keputusan strategis berjangka panjang seperti : usaha penelitian dan pengembangan, usaha perluas kapasitas dan sebagainya.

            Tujuan utama perusahaan dalam mengelola kas pada dasarnya adalah meminimalkan risiko perusahaan dalam kedaan incolvency, yaitu keadaan perusahaan yang tidak mampu lagi membayar utang-utang tepat pada waktunya. Dalam keadaan demikian, perusahaan secara teknis dapat dikatakan bangkrut.

            Jumlah kas yang berlebihan atau kurang, keduanya mempunyai akibat negative bagi perusahaan. Kekurangan kas dapat mengakibatkan tidak terbayarnya sebagaian kewajiban seperti utang gaji, utang dagang kepada supplier, utang bank, dan sebagainya. Jelas ini dapat menurunkan produktivitas kerja serta merugikan nama baik perusahaa di mata supplier, sebaliknya Kas yang berlebihan berarti menyerap dana modal kerja yang langka dan mahal, sehingga menaikkan beban tetap perusahaan.

            Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mencapai tujuan dari manajemen kas, harus didukung oleh faktor-faktor sebagai berikut:

1.      Adanya anggaran kas yang direncanakan dengan baik yaitu dengan mengstimasi peneriman dan pengeluaran kas untuk periode yang akan datang.

2.      Adanya pegelolaan penerimaan dan pengeluaran kas yang terstruktur.

3.      Investasi yang terarah atas dana yang lebih.

4.      Menjalin hubungan yang baik dengan pihak-pihak yang berkepentingan (pihak intern dan pihak ekstern).

5.      Adanya pengendalian internal kas atas penerimaan dan pengeluaran kas.